Aprenda já a montar um checklist de tarefas com essas 5 dicas

Como listar um checklist de tarefas em laboratório têxtil: veja como fazer um checklist de tarefas diárias para qualquer ocasião. | Foto: Freepik.

Atualmente, todos sofrem com um dia a dia corrido e, para não esquecer nada, é necessário utilizar algumas técnicas, como o checklist de tarefas. Essa ferramenta, que é muito útil para garantir a organização e a produtividade das suas tarefas diárias, pode parecer algo complexo de se criar, contudo, é bastante simples.

A seguir, saiba o que é o checklist de tarefas, como ele ajuda com a produtividade do seu dia a dia e como fazer um checklist de tarefas!

O que é um checklist de tarefas? 

O checklist de tarefas, ou checklist de avaliação de tarefa, é uma ferramenta simples, criada para organizar seu dia a dia, garantindo que você realize todas as atividades propostas. Sendo assim, o checklist de tarefas é uma ferramenta de planejamento de rotina e aumento de produtividade.

Como o próprio nome indica, esse checklist nada mais é que uma lista de verificação de tarefas, feita em etapas e desenvolvida para tarefas repetitivas. 

Existem diversas maneiras de criar essa lista de tarefas, é possível anotar todas as tarefas em um papel ou baixar programas que ajudem a organizar seu dia, aumentando sua produtividade. 

Para que serve um checklist de tarefas? 

Um checklist de tarefas ou lista de tarefas, é uma lista que tem como principal objetivo organizar as atividades diárias de alguém. Criar esse checklist pode ser mais simples do que você imagina, no entanto, é preciso ter atenção e seguir à risca as tarefas que estão listadas. 

Uma lista de tarefas auxilia na organização, no planejamento, na produtividade, na motivação, na criatividade, entre outros aspectos. Isso porque o checklist de tarefas garantirá que você se prepare e se organize para realizar tudo o que for necessário, em um determinado tempo do seu dia e sem a necessidade de fazer às pressas. 

Modelos de checklist 

O checklist de tarefas é algo simples de ser feito e, por isso, muitas pessoas passaram a adotar essa ferramenta para organizar sua rotina e aumentar sua produtividade. 

Devido à grande quantidade de pessoas que utilizam a ferramenta e que aplicam esse método de organização de formas distintas, diversos modelos de lista de tarefas foram criados. Cada um foi idealizado de uma forma que corresponde às necessidades do seu usuário.

Cada versão padronizada se diferencia em alguns aspectos, por exemplo, alguns modelos são mais padronizados, enquanto outros deixam o usuário mais livre para se organizar. 

O checklist de tarefas pode ser aplicado em assuntos pessoais, como uma rotina diária simples, e para profissionais de diversos setores ou por empresas, que utilizam esses modelos para auxiliar seus funcionários a se organizarem e aumentar sua produtividade.

Existem 4 tipos de checklist de tarefas, são eles:

Checklist de monitoramento 

Esse é o modelo mais convencional entre todos os tipos de checklist. Ele é utilizado para organizar as etapas de uma tarefa, sendo assim, ele abriga um conjunto de informações que descrevem as etapas de tarefas, como um manual de instruções. 

Com esse checklist é possível acompanhar o andamento das etapas de suas tarefas. Ele é muito utilizado para ciclos de curto prazo de duração, de trabalhos que possuem uma determinada urgência para entrega, garantindo a produtividade na tarefa.

Checklist de prevenção 

Como o próprio nome diz, essa é uma checklist de prevenção. Ela é utilizada para listar equipamentos, máquinas e acessórios que devem ser utilizados em determinadas tarefas. Essa lista é frequentemente usada pelo setor de construção, pois facilita a inspeção dos equipamentos de segurança.

Checklist de coordenação 

Essa checklist é ideal para grandes trabalhos nos quais existem muitas pessoas ou grupos trabalhando ao mesmo tempo. Essa lista de tarefas servirá como um instrumento centralizado de operações do projeto e de produtividade. Essa checklist é muito utilizada por equipes de Marketing, por exemplo.

Checklist de afazeres 

Também conhecida como “checklist to do”, essa é a lista de tarefas mais simples que existe. O objetivo é organizar todas as suas tarefas do dia em um mesmo local, para que você possa saber o que deve fazer, que horas fazer e quantas outras coisas precisa realizar no dia. Sendo assim, ela é a verdadeira lista de tarefas.

Como fazer um checklist de tarefas ajuda a aumentar a produtividade? 

Um dos principais objetivos do checklist é aumentar sua produtividade. Isso porque a lista de tarefas organizará suas tarefas do dia a dia, garantindo que você realize cada uma delas, sendo assim, aumentando a produtividade do seu dia. 

Uma checklist de tarefas pode ser muito útil para o trabalho, pois, assim como em sua rotina, auxiliará o usuário a cumprir com todas as atividades corriqueiras. Ela garante a organização dos processos de suas tarefas, ajuda com a automatização das etapas, reduz as falhas em suas tarefas e aumenta sua produtividade diária.

Passo a passo para criar um checklist de tarefas 

O passo a passo para criar um checklist de tarefas é:

1º passo: escolha o suporte de sua checklist de tarefas 

Um dos benefícios do checklist é que essa ferramenta serve para qualquer tipo de pessoa e para qualquer tipo de atividade. Sendo assim, ele se adapta facilmente às suas necessidades. Então, o primeiro passo é escolher um suporte para sua lista de tarefas, pode ser manual ou por meio de uma plataforma (site, aplicativo, entre outros).

2º passo: mantenha a simplicidade de sua lista 

Em seguida, após escolher o formato, você deve imaginar suas tarefas e dispô-las em uma ordem de relevância e urgência. Por exemplo, a primeira tarefa que você deve fazer é ir trabalhar, pois é o mais importante, e, em seguida, precisa ir ao mercado. O mais importante, contudo, é manter uma simplicidade nessa organização, para que a lista de tarefas seja fácil de ser seguida e compreendida.

3º passo: divida as tarefas 

Algumas tarefas possuem etapas, por exemplo, ir ao mercado pode exigir mais de uma etapa da pessoa, como por exemplo fazer a lista de compras, começar pegando os suprimentos básicos (arroz, feijão, macarrão), entre outras etapas. Definir as etapas dessas tarefas é fundamental e ajuda a melhorar sua organização e produtividade. Para dividir etapas pense na seguinte questão: “por onde devo começar?”.

4º passo: revise o checklist de tarefas 

É muito importante revisar todas as suas tarefas e suas etapas, para garantir que nada está faltando. Caso esteja, adicione esse item de acordo com sua importância e dificuldade.

5º passo: crie uma estimativa de tempo 

Após revisar, está na hora de criar uma estimativa de tempo para todas as suas tarefas no checklist. Vá em cada atividade e pense em quanto tempo elas durarão. Por exemplo, a lista de compras pode ser feita em 5 minutos, pegar os itens básicos no mercado pode durar 10 minutos. 

Lembre-se, contudo, de ser flexível, pois muitas vezes uma atividade pode ser mais rápida ou mais demorada que o previsto e para garantir a produtividade é necessário manter a calma.

6º passo: comece sua lista 

Assim que tudo estiver pronto, você está preparado para pôr em prática as tarefas do seu dia, garantindo sua produtividade.

5 dicas para montar um checklist de tarefas 

Agora, veja 5 dicas para montar um checklist de sucesso!

1. Faça mais de um checklist de tarefas 

O checklist de tarefas é idealizado para facilitar seu dia a dia, organizando suas atividades e garantindo a produtividade do usuário. Durante sua rotina, contudo, você faz diversas tarefas que também podem ser organizadas por meio de um checklist. Então, não se prenda apenas a uma lista, crie outras para facilitar cada parte do seu dia.

Além disso, teste novas formas de criar seu checklist, utilizando plataformas diferentes, métodos distintos e ousando no sistema de organização. É preciso atentar-se, contudo, à facilidade de sua lista de tarefas.

2. Trace seus objetivos 

Coloque seus objetivos no checklist de tarefas, ou seja, o que deseja que seja feito no decorrer de seu dia. Porém, trabalhe com objetivos simples e possíveis, pois é preciso respeitar seus limites e o tempo para cada atividade. Não tente realizar em uma hora algo que deve ser feito em três horas, pois isso irá interferir na qualidade de seu projeto e em sua produtividade diária.

3. Mantenha a calma 

Essa é uma dica voltada mais para a realização de seu checklist de tarefas do que para a montagem. Pois, temos muita coisa para fazer em um dia e apenas 24 horas para isso, então muitas pessoas podem se sentir pressionadas. Quando isso ocorre, no entanto, sua produtividade cai e sua saúde pode ser afetada.

Então, diante de todas as suas tarefas, respire, se acalme e faça uma coisa de cada vez. Acredite que fará tudo da melhor maneira possível e foque em seus objetivos.

4. Divida as tarefas 

Esse é um dos passos para criar o checklist de tarefas, porém, pode ser uma dica também. Isso porque muitas pessoas acabam não dividindo suas tarefas em etapas e se perdem durante o processo. Elas contam apenas como uma única atividade, como ir ao mercado, mas esquecem que isso engloba diversas etapas que tomam tempos diferentes. Por isso, tudo o que der, divida. Isso facilitará sua organização e a produtividade do seu dia.

5. Comece sempre pelo mais fácil 

Além da importância das atividades, priorize em sua lista as tarefas mais fáceis, ou seja, aquelas que são simples de serem feitas. Por exemplo, você precisa dobrar algumas roupas, então acorde um pouco mais cedo e organize essas roupas. Isso e fazer refeições são tarefas para nosso bem-estar que, constantemente, são ignoradas. Então, adicione em sua lista de tarefas, tomar café da manhã, almoçar e jantar.

Dica bônus: utilize um aplicativo gerenciador de tarefas e checklist 

Existem diversos aplicativos hoje que auxiliam na criação e gerenciamento de checklists. Alguns exemplos são: Google Keep, Microsoft To Do e Todoist. Todos eles estão no Google Play e também servem caso você esteja procurando um aplicativo ios gerenciador de tarefas e checklist.

Um checklist de tarefas é uma ferramenta muito simples e básica de organização, porém, se aplicada e seguida corretamente, poderá mudar seu dia a dia e trazer produtividade para suas atividades cotidianas.

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